導入背景

官公庁では、昨今マイナンバー制度の導入やICT化が進んでいます。それに伴い、情報セキュリティー対策が急務になりました。また人口減少などにより厳しくなっていく財務状況下で、業務効率化・資源配置の最適化を行うことが全国の各自治体で課題となっています。
これまで地方公共団体A様は業務単位でシステム化を進めていましたが、全体最適化のために資源分配やサービスの均一化を、クラウドサービスや汎用機のオープンシステム化を用いて検討されていました。

システム概要

プロジェクト期間：9年間　常時50人以上の稼働
官公庁のデータベース構築及び関連システムの開発・保守
（地方公共団体向け基幹システムを、全体的な見地から再構築、汎用機のオープンシステム化等）

役割・強み

弊社の役割として、地方公共団体A様に事業者の開発内容を分かりやすく伝達し、事業者へはA様が求めていることを連絡。双方と会議内外で密にコミュニケーションを取りながら、A様のプロジェクト運営を支えています。

弊社の強みはA様の立場を理解した提案力です。
今回のプロジェクトは民間と違い法律や条例に業務の規制があり、民間とは異なった提案を行う必要がありました。
弊社の場合は地方公共団体がICT化をする上で、適用される法制度の知見や社会保障・税番号制度(マイナンバー)などで多くの官公庁や地方自治体に支援実績があります。
そのため事前に法制度や条例に適用しているかを調査し、A様へ提案を実施いたしました。

またA様では定期的に担当者の人事異動が発生しており、IT専門の人材育成が難しい状態でした。しかしながら弊社が参画することで、的確なフォローを実施し、それにより後任の引継ぎ・教育コストの削減が実現しました。
プロジェクト期間中に専任でコンサルティングをすることでプロジェクト全体を理解し、A様の懐刀として尽力しています。結果、プロジェクト途中ながらA様より高評価と信頼をいただいています。

プロジェクトメンバーから

弊社の提案力・課題解決能力の精度はもちろんのことスピードも重要視しています。
例えば業務の一つにデータの整理があります。
今回のプロジェクトは数年に及ぶもので、事業者とのやり取りはメールだけでも1日20件以上受信をし、その上ひとつひとつに資料が添付されています。蓄積するメールの中から、特定の情報を探し出すために膨大な時間を消費していました。
そこで、メールの整理を行うためデータベースを構築しメールの親子関係をデータで管理、目的のメールをすぐに検索し、情報を取り出せるようにしました。
同様に会議の議事録を作成し、データベースにすることで議事録の取り出しが簡単になりました。例えば、会議中に過去の議事録で確認すべきことが発生した際、会議を長時間中断することなく検索できるようになりました。
結果、情報検索に要する時間が大幅に削減されるとともに、過去の証拠となる書類や文面も即座に正確に報告することができています。会議での中断及びあいまいな記憶での間違った進行がなくなりました。

A様よりプロジェクト運営を円滑に進められ、質の高い会議や業務の引継ぎが可能になったとお褒めの言葉をいただきました。